이건 절대 넣지 마세요 — 입력 금지 목록

어떤 도구를 쓸지보다 먼저 정해야 하는 게 있습니다. 무엇을 넣지 않을지입니다. 이 기준이 없으면 편리해질수록 위험해집니다.

넣지 않는 것

고객의 이름·연락처·주소가 함께 들어 있는 명단, 계좌번호와 카드번호, 주민등록번호, 아직 공개되지 않은 계약서 원문, 회사 내부 인사 평가. 이건 성능 좋은 도구를 쓴다고 안전해지는 종류가 아닙니다.

가려서 넣는 법

대부분의 업무는 실명이 없어도 처리됩니다. 'A고객', '010-****-1234', '거래처 B'로 바꿔 넣으면 결과는 똑같이 나오고 위험만 사라집니다. 상담 기록을 정리할 때 이름을 지우고 넣어도 정리 품질은 달라지지 않았습니다.

설정에서 확인할 것

입력한 내용을 학습에 사용하는지, 그걸 끌 수 있는지. 서비스마다 위치가 다르고 정책도 바뀌므로 도입할 때 한 번, 그리고 반년에 한 번은 다시 확인하는 편이 좋습니다.

팀이라면 하나 더

개인 계정으로 각자 쓰기 시작하면 누가 무엇을 넣었는지 아무도 모르게 됩니다. 사고가 나도 추적이 안 됩니다. 사람이 늘어나는 순간, 도구 선택보다 계정과 규칙을 먼저 통일하세요.

정리하면 실명·번호·계약·미공개 정보는 빼고, 나머지는 편하게 쓴다. 이 한 줄만 지켜도 대부분의 사고는 일어나지 않습니다.

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