자동화 레시피
자동화는 '똑똑한 것'이 아니라 '안 잊어버리는 것'이 핵심입니다. 매일 같은 시간에 같은 순서로 도는 일부터 넘기세요. 아래는 실제로 돌려본 구성 5가지입니다.
자동화 5구성
가장 가까운 것 하나만 먼저 만드세요. 한꺼번에 만들면 고장 났을 때 원인을 못 찾습니다.
난이도 하
① 문의 → 시트 자동 기록
홈페이지·폼으로 들어온 문의를 스프레드시트에 자동으로 쌓습니다. 자동화의 첫 단계로 가장 안전합니다.
- 구글폼/시트 조합이면 추가 도구 불필요
- 필수 항목은 폼에서 강제
- 매일 몇 건 들어오는지부터 세기
난이도 하
② 신규 문의 알림
시트에 새 행이 생기면 문자·메신저로 알림을 보냅니다. 놓친 문의가 곧 손실입니다.
- 알림은 요약 한 줄이면 충분
- 야간에는 묶어서 아침에 발송
- 중복 알림 방지 조건 필수
난이도 중
③ 정기 보고 자동 생성
매주 같은 형식의 보고를 시트 데이터로 자동 작성해 초안까지 만들어 둡니다.
- 형식이 6개월간 안 바뀐 것만
- 숫자는 시트가 계산
- 문장만 AI가 생성
난이도 중
④ 파일 정리·이름 규칙
들어온 파일을 날짜·거래처 규칙으로 자동 정리합니다. 나중에 찾는 시간이 줄어듭니다.
- 이름 규칙을 먼저 종이에 확정
- 원본은 지우지 말고 복사
- 예외 폴더 하나 만들어 두기
난이도 중
⑤ 반복 발송 예약
안내·리마인드 메시지를 정해진 시점에 자동 발송합니다.
- 광고성 메시지는 수신동의·표기 의무 확인
- 발송 전 테스트 수신자 필수
- 정지 스위치를 반드시 만들 것
자동화 전에 꼭 하는 4단계
이 순서를 건너뛰면 고장난 자동화가 조용히 잘못된 일을 반복합니다.
- 수동으로 10번 해본다규칙이 확정되지 않은 일은 자동화하면 예외 처리에 더 많은 시간이 듭니다.
- 실패했을 때를 먼저 정한다오류가 나면 멈출지, 건너뛸지, 알림을 보낼지. 이걸 정하지 않으면 조용히 누락됩니다.
- 정지 스위치를 만든다언제든 끌 수 있어야 합니다. 특히 외부로 나가는 발송은 필수입니다.
- 한 달에 한 번 결과를 눈으로 본다자동화는 고장난 채로도 잘 돌아가는 것처럼 보입니다.
주의. 고객에게 나가는 자동 발송(문자·메일)은 수신 동의와 광고 표기 의무가 걸립니다. 사람이 보내면 문제 없던 것도 대량 자동 발송이 되는 순간 규제 대상이 됩니다. 11 요금·보안·저작권을 먼저 보세요.
01직접 써본 것만
돌려보지 않은 기능은 싣지 않습니다. 안 되면 안 된다고 적습니다.
02오늘 끝나는 단위
이론이 아니라 오늘 30분 안에 결과가 나오는 순서로 씁니다.
03과장 없는 판단
수익·자동화를 보장하지 않고, 요금·보안·저작권 위험을 함께 적습니다.